Coördinatie en veiligheid deelnemers van een evenement
Op dit moment zijn we in gesprek met een sportvereniging over de toepassing van ons MultiBel systeem bij hun jaarlijkse evenement. Wij grijpen deze mogelijkheid aan om specifieker op dit voorbeeld in te gaan.
Het betreft een vereniging die normaal gesproken één keer per jaar een groot evenement neerzet. Deelnemers schrijven gedurende een aantal maanden / weken voordat het evenement plaatsvindt in. De organisatie wil nu, t.b.v. de coördinatie en veiligheid deelnemers, voorbereid zijn op omgevingsfactoren. In het geval van een onvoorziene omstandigheid wil de organisatie in staat zijn om de deelnemers direct te informeren / alarmeren over de wijzigingen.
De organisatie wil voorbereid zijn om deelnemers te informeren / alarmeren in het geval van:
- Grote wijzigingen in bereikbaarheids-informatie, (er is bijvoorbeeld een ongeluk op een belangrijke route naar het evenement) of in het circulatieplan (er is bijvoorbeeld een belangrijke parkeerplaats plotseling onbereikbaar)
- Wijziging van startlocatie
- Wijziging van starttijd
- Plotseling omslag van het weer, welke een gevaar op kan leveren
- Een ernstige brand op de route
- Een aanslag zoals tijdens de Boston Marathon op 15 april 2013
- Etc.
Indien het informeren / alarmeren noodzakelijk is voorafgaande aan het evenement kunnen ook meerdere nummers worden gebeld (bv mobiele nummer, vaste nummer, nummer van partner of familielid). Bij een spraakoproep kan de opgeroepene aangeven dat de boodschap gehoord is, en daarmee voorkomen dat alternatieve nummers gebeld worden. Indien gebruik wordt gemaakt van het MultiBel systeem wordt er inzicht gegeven in wie wel / niet de alarmering ontvangen heeft.
Aan de deelnemers wordt voorafgaande aan het evenement gevraagd om het nummer van de spraakoproep van de organisatie (het nummer welke door MultiBel gebruikt wordt) duidelijk herkenbaar op te slaan in de telefoon en de telefoon op de dag van de wedstrijd bij zich te dragen. De organisatie adviseert ook de beltoon voor dit nummer aan te passen, zodat het door de deelnemer ook direct als het belangrijk nummer wordt herkend.
Uiteraard hoopt de organisatie van het evenement dat het MultiBel systeem richting de deelnemers niet wordt gebruikt maar het kan geen kwaad om voorbereid te zijn.
