Hoe zet je een belboom op?
Of je het nu een belboom, belschema, cascade-systeem of bellijst noemt, in de praktijk komt het allemaal op hetzelfde neer: één persoon begint met bellen, en degene die gebeld wordt, heeft de taak om de volgende persoon te bellen. Zo wordt uiteindelijk iedereen bereikt. Het voordeel van een belboom is dat de inspanning per persoon beperkt blijft en dat het totale proces sneller verloopt dan wanneer één persoon iedereen afzonderlijk moet bellen.
klassieke belschema’s
Er zijn verschillende soorten klassieke belschema’s, waarvan de meest voorkomende het klassieke belboom en het ster-belschema zijn. Beide methoden hebben hun voor- en nadelen.
Klassieke belboom
De klassieke belboom is het meest gangbare model. De persoon die een oproep ontvangt, belt vervolgens een of meerdere andere personen door.
Kenmerken en nadelen:
- Iedereen wordt slechts één keer gebeld, waardoor er geen controle is of de boodschap daadwerkelijk is overgekomen.
- Als een schakel in de keten uitvalt, bijvoorbeeld doordat iemand niet bereikbaar is of het bericht verkeerd interpreteert, wordt dit niet opgemerkt.
- Er is kans op vertraging, omdat elke persoon moet wachten totdat hij gebeld wordt voordat hij zelf door kan bellen.
- Na verloop van tijd kunnen er interpretatieverschillen ontstaan: de laatste persoon in de keten hoort vaak een andere versie van het bericht dan de eerste.
In het diagram is met rode markeringen aangegeven waar het mis kan gaan: sommige mensen krijgen geen bericht, of ontvangen onjuiste informatie.
Ster-belschema
Het ster-belschema biedt iets meer zekerheid dan het klassieke model. In dit systeem belt elke persoon niet slechts één, maar twee andere personen. Hierdoor wordt er een vorm van controle ingebouwd: als iemand niet bereikbaar is, blijft de keten intact doordat een andere schakel het bericht alsnog doorgeeft.
Kenmerken en nadelen:
- Het risico dat een persoon wordt overgeslagen, is kleiner dan bij de klassieke belboom.
- Ook hier blijft het risico bestaan dat berichten verkeerd worden geïnterpreteerd of vertraagd worden doorgegeven.
- Als een persoon beide opvolgers niet bereikt, zou hij eigenlijk moeten blijven bellen totdat iemand reageert, wat de efficiëntie kan verminderen.
Wanneer gebruik je een klassieke belboom?
De vraag is: waarom wil je überhaupt een belboom gebruiken?
Voor niet-kritische berichten kan een belboom goed genoeg werken. Denk bijvoorbeeld aan de jaren ‘80, toen sportwedstrijden via een belboom werden afgezegd of verzet. Dit werkte meestal prima, al was er altijd wel iemand die het bericht niet goed had ontvangen en alsnog op de verkeerde tijd op het veld stond.
Maar bij tijdkritische situaties, zoals een noodsituatie op de werkvloer, is een belboom minder betrouwbaar. Je loopt het risico dat berichten te laat of onvolledig worden doorgegeven. Bovendien zijn mensen in stressvolle situaties minder scherp, wat de kans op fouten vergroot.
Kun je het veroorloven dat iemand een bericht niet of verkeerd ontvangt? Dan is een belboom een optie. Maar als tijd en nauwkeurigheid cruciaal zijn, moet je nadenken over modernere alternatieven.
Moderne belschema’s
Met de komst van digitale communicatie zijn er betere oplossingen beschikbaar. SMS en WhatsApp maken het bijvoorbeeld mogelijk om in één keer een grote groep mensen te bereiken.
Voor niet-urgente berichten werkt dit prima, zoals:
- Het verzetten van een sporttraining via een WhatsApp-groep.
- Een SMS van de werkgever dat een parkeerplaats is afgesloten.
- Een tandarts die een afspraakherinnering stuurt.
Maar bij noodsituaties werken deze tools minder goed. Er zijn meerdere onzekerheden:
- Heeft iedereen de app of SMS ontvangen?
- Staat de telefoon aan?
- Wordt het bericht wel opgemerkt?
- Hoe weet je als verzender zeker dat het bericht is gelezen?
Voor kritieke situaties is een betrouwbaarder systeem nodig.
Geautomatiseerde alarmering
Om de problemen van klassieke belbomen en ster-belschema’s te omzeilen, zijn er tegenwoordig geautomatiseerde oplossingen zoals MultiBel. Dit kan worden gezien als een “Belboom 2.0”.
Voordelen van MultiBel:
- Binnen enkele seconden wordt iedereen bereikt.
- Als iemand niet reageert via de app, schakelt het systeem automatisch over op andere kanalen zoals telefonie, SMS, e-mail of pieper.
- Iedereen ontvangt exact hetzelfde bericht, zonder interpretatiefouten.
- Berichten kunnen zowel als tekst als spraakbericht worden verzonden.
- Real-time inzicht: je ziet direct wie het bericht heeft ontvangen en wie niet.
Daarnaast biedt MultiBel extra mogelijkheden zoals:
- Koppeling met een brandmeldcentrale, of hardware als noodknoppen en alleenwerker toestellen.
- Directe communicatie tussen verzender en ontvanger (portofoon app en conference-call)
- Escalatiemechanismen als een persoon niet reageert.
- Uitbreidingsmodules zoals, Critical Event Management, alleenwerker, Rooster, etc.
Dankzij deze functies wordt het risico van een gebroken communicatielijn volledig weggenomen. Iedereen wordt praktisch op hetzelfde moment geïnformeerd, wat cruciaal is bij calamiteiten.
Conclusie
Klassieke belbomen hebben hun beperkingen, vooral bij tijdkritische situaties. Moderne communicatiemiddelen zoals WhatsApp zijn een stap vooruit, maar bieden geen zekerheid. Geautomatiseerde systemen zoals MultiBel combineren snelheid, betrouwbaarheid en controle, waardoor ze de beste keuze zijn voor situaties waarin tijd en nauwkeurigheid van levensbelang zijn.
Wil je een belboom gebruiken voor informele of niet-kritische communicatie? Dan kan een klassiek model nog werken. Maar als je wilt garanderen dat iedereen direct en correct geïnformeerd wordt, dan is een modern alarmeringssysteem zoals MultiBel de beste oplossing.
Probeer MultiBel nu direct ter vervanging van een belboom.
Wilt u MultiBel proberen? Of wil u meer weten over de mogelijkheden met hardware? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo en bespreek de mogelijkheden toegespitst op uw wensen en uw situatie.
Wij delen graag onze kennis. Hiervoor schrijven we artikelen, whitepapers, nieuwsberichten etc. Volgt u ons al op Linkedin? Hiermee krijgt u nieuwe content op uw eigen tijdlijn.
