Entscheidungshilfen nötig? 8 Fakten für den richtigen Anbieter einer Alarmierungslösung

beste alarmierungslösung

Im Folgenden haben wir einige Punkte aufgeführt, die Sie bei der Auswahl, Einrichtung und Verwendung der Alarmierungslösung beachten sollten.

1. Verwendung von mehreren Kommunikationskanälen gleichzeitig

Im Falle einer größeren Katastrophe ist es nicht unwahrscheinlich, dass einer der Kommunikationskanäle nicht funktioniert (Festnetz, Mobifunknetz, SMS, E-Mail etc.). Die Wahrscheinlichkeit, dass alle Kommunikationsmittel unbrauchbar sind, ist gering. Durch Verwendung eines Systems, das Push-Nachrichten über eine App, Sprachnachrichten, SMS und E-Mails senden kann, wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass die Nachricht die zu alarmierenden Personen auch tatsächlich erreicht.

2. Kapazität

In einigen Situationen ist es gleichzeitig erforderlich, Hunderte oder sogar Tausende von Personen zu informieren. Nicht viele Anbieter können diese Zahlen in einem akzeptablen Zeitrahmen anbieten.

3. SaaS

Es gibt Alarmlösungen, die vor Ort mit einem bestimmten System arbeiten, andere Dienste arbeiten als SaaS-Lösung (Software as a Service). SaaS wird immer mehr zum Standard für Alarmsysteme, bei denen große Gruppen innerhalb kürzester Zeit alarmiert werden müssen. Es gibt mehrere Gründe für die Verwendung eines SaaS:

  • SaaS funktioniert auch, wenn die eigene Infrastruktur ausfällt.
  • Oftmals kann die Telefonzentrale keine große Anzahl von Nachrichten gleichzeitig senden. Die große Anzahl von Nachrichten über die eigene Vermittlungsstelle kann auch dazu führen, dass eine andere interne Kommunikation (eingehend und ausgehend) nicht mehr möglich ist.
  • Geringe Aktivierungsgebühren, fester (Vertrags-) Preis und auch Kosten auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung des Dienstes.
  • Arbeitet immer mit der neuesten Version.
  • Alles funktioniert in sicheren (überwachten) Rechenzentren.

4. Datenverwaltung

Der Erfolg der Alarmierung ist unter anderem von den gespeicherten Informationen über die zu alarmierenden Personen abhängig (Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Postleitzahl, Funktion). Wenn die aktuellsten Daten im System nicht verfügbar sind, kann dies entscheidende Konsequenzen haben, da die Menschen nicht oder nur schlecht erreicht werden können.

In einigen Fällen ist es empfehlenswert, eine Datenverknüpfung zu verwenden, z. B. mit dem Personalsystem oder dem Zugriffskontrollsystem.

5. Szenarien planen

Bei der Vorbereitung sollten Sie über die möglichen Fälle nachdenken, in denen das Alarmsystem verwendet werden muss. Denken Sie an Feuer, Einbruch, Erste Hilfe / Notfallreaktion, Katastrophen, IT-Problem usw. Bereiten Sie die Szenarien gründlich vor: Wer sollte alarmiert werden? Wie viele Leute werden benötigt? Sie können auch eine Sprachnachricht sprechen und eine Textnachricht vorbereiten, damit sofort entsprechend der eingetroffene Notfallsituation alarmiert werden kann.

6. Testszenarien

Beim Testen eines Szenarios überprüfen Sie nicht nur, ob Ihr Szenario richtig ist und ob das System funktioniert. Sie testen auch um die Leute zu schulen, die das Szenario starten müssen (so dass die Verwendung des Alarmsystems nicht länger unbekannt bleibt und damit auch beängstigend ist). Darüber hinaus wird das Testen verwendet, um die Personen zu schulen, die alarmiert werden.

7. Statusaktualisierungen senden

Stellen Sie sicher, dass jeder den aktuellen Status hat, damit auf die neuesten Informationen reagiert werden kann und keine unnötigen Risiken entstehen. Dies kann bedeuten, dass bei Bedarf eine Nachricht mit neuen Informationen gesendet wird.

8. Einblick in die Reaktionen (Zusagen/Absagen)

Wenn ein Szenario gestartet wird und eine große Gruppe von Personen eine Nachricht erhält, werden viele Reaktionen (Zusagen/Absagen) empfangen. Um Anpassungen vornehmen zu können, ist es wichtig, die Reaktionen der Empfänger sofort zu sehen. Wenn zum Beispiel durch einen Aufruf um Hilfe gebeten wird und geschätzt wurde, dass 20 Personen benötigt werden, muss oft ein neues Szenario gestartet werden um weitere Personen aufzurufen, wenn die Teilnehmerzahl zu niedrig ist.

MultiBel

Angesichts der obigen Punkte ist es wichtig zu wissen, wie MultiBel funktioniert:

  • MultiBel ist ein SaaS (funktioniert separat von der eigenen Infrastruktur)
  • MultiBel arbeitet auf Basis einer App, der Festnetztelefonie, der Mobiltelefonie, der Textnachrichten (SMS) und der E-Mails
  • MultiBel kann mehrere Kontaktdetails von einer Person verwenden
  • Je nach Szenario werden Dutzende, Hunderte, Tausende und manchmal Zehntausende gleichzeitig aufgerufen. MultiBel kann dies in wenigen Minuten erledigen.
  • MultiBel kann (falls gewünscht) mit umgebenden Systemen verbunden werden (Personalsysteme, Brandmeldezentralen, Alarmknöpfe usw.).
  • Mit MultiBel kann sofort erkannt werden, wer antwortet, d.h. Sie können aufgrund der empfangenen Rückmeldungen umgehend weitere Schritte veranlassen.

Abgesehen von dem oben genannten Punkten gibt es einige Punkte, die unsere Kunden für wichtig halten und die wir deshalb in unsere MultiBel-Lösung aufgenommen haben. Hier folgen einige davon:

  • MultiBel stoppt den Anruf, wenn genügend Leute positiv geantwortet haben.
  • MultiBel hört auf (per Sprachnachricht) zu telefonieren, wenn die Person geantwortet hat.
  • MultiBel sendet immer eine SMS / E-Mail (wenn diese Kontaktdaten mit der Person gespeichert werden.) Dies ist wichtig, um die Informationen abrufen / lesen zu können.
  • MultiBel kann Personen, bei Bedarf, direkt in eine Konferenzschaltung einbinden.

Die MultiBel-Alarmierungslösung bietet viele Möglichkeiten und ist gleichzeitig aufschlussreich in der Anwendung. Unser Account Team kann Ihnen auf Wunsch bei der Einrichtung der Szenarien helfen. Für unsere Kunden sind wir rund um die Uhr (außerhalb der Geschäftszeiten unter einer Notrufnummer) erreichbar.

Wir bringen Sie auch gerne mit unseren Kunden in Kontakt, damit Sie Wissen und Erfahrungen teilen und voneinander lernen können.