Best practice voor alarmering: 8 aandachtspunten

1. Meerdere kanalen tegelijkertijd

In geval van een grote calamiteit is het niet onwaarschijnlijk dat een van de communicatiekanalen niet werkt (lees vaste of mobiele telefonie, mobiel internet, wifi, SMS, email etc.). De kans dat alle communicatiemiddelen onbruikbaar zijn is gelukkig erg klein. Door gebruik te maken van een systeem dat berichten stuurt via een app, telefoonverbindingen, SMS, email en zelfs piepers wordt de kans dat het bericht de persoon ook werkelijk bereikt vergroot.

2. Capaciteit

In sommige situaties is het oproepen van honderden, of zelfs duizenden mensen op hetzelfde moment noodzakelijk. Niet veel aanbieders zijn instaat om deze aantallen in een acceptabel tijdsbestek aan te bieden.

3. SaaS

Er zijn alarmeringsoplossingen die werken met een systeem op locatie, andere diensten werken als SaaS  oplossing (Sofware as a Service). SaaS wordt meer en meer een standaard voor alarmeringssystemen waarbij grote groepen binnen zeer korte tijd gealarmeerd moeten worden. Er zijn meerdere redenen aan te geven voor het gebruik van een SaaS:

• SaaS werkt ook als de eigen infrastructuur eruit ligt.
• Vaak is de telefooncentrale überhaupt niet in staat is om een grote hoeveelheid berichten tegelijk te versturen. Tevens kan het grote aantal berichten via de eigen centrale ervoor zorgen dat andere communicatie (ingaande en/of uitgaande) niet mogelijk is.
• Lage opstartkosten, vaste (contract)prijs en daarnaast kosten op basis van het werkelijke gebruik van de dienst.
• Werkt altijd met de laatste versie.
• Alles werkt in veilige (gemonitorde) datacenters.

4. Data beheer

Het succes van het alarmeren ligt o.a. aan de informatie (telefoonnummer(s), email adressen, postcode, functie) van de personen die moeten worden opgeroepen. Als niet de meest actuele gegevens in het systeem beschikbaar zijn kan dit cruciale gevolgen hebben, immers de personen kunnen niet of slecht bereikt worden.

T.b.v. het databeheer is het in sommige gevallen raadzaam de gebruikers zelf de mogelijkheid te geven de gegevens up-to-date te houden of gebruik te maken van een koppeling met het personeelssysteem of toegangscontrole systeem.

5. Plan scenario’s

In de voorbereiding dient u te denken aan de mogelijke momenten waarin het alarmeringssysteem moet worden gebruikt. Denk hierbij aan een brand, inbraak, EHBO / BHV oproep, ZiROP, IT probleem, etc. Bereid de scenario’s degelijk voor: wie moet worden gealarmeerd? Hoeveel mensen zijn er nodig? Eventueel spreekt u ook vast een spraakbericht in en zet u een tekstbericht klaar zodat de scenario’s direct bruikbaar zijn.

6. Test scenario’s

Het testen van een scenario doet u niet alleen om te kijken of uw scenario “klopt” en of het systeem “werkt”. U test ook om de mensen die het scenario moeten starten te trainen (zodat het gebruik van het alarmeringssysteem niet meer eng / onbekend is). Daarnaast wordt het testen gebruikt om de personen die een oproep ontvangen te trainen.

7. Stuur status updates

Zorg ervoor dat iedereen de laatste status heeft, zodat er gereageerd kan worden op de laatste informatie en er geen onnodige risico’s worden gelopen. Dit kan betekenen dat er indien nodig een bericht met nieuwe informatie wordt gestuurd.

8. Inzicht in het ontvangst en de reactie

Als een scenario wordt gestart en een grote groep mensen een bericht ontvangt komen er vele reacties binnen. Om te kunnen bijsturen is het belangrijk om de reacties van de ontvangers direct in te zien. Bijvoorbeeld bij een oproep waarbij hulp wordt gevraagd en is ingeschat dat er 20 mensen nodig zijn dient bij een te lage opkomst (positieve reactie) vaak een nieuwe scenario te worden gestart.

MultiBel

Gezien de bovenstaande punten is het belangrijk om te weten hoe MultiBel werkt.

• MultiBel is een SaaS (werkt los van de eigen infrastructuur)
• MultiBel werkt op basis van een MultiBel app, vaste telefonie, mobiele telefonie, tekstberichten (SMS) en email, maar we kan ook andere communicatiekanalen toevoegen.
• MultiBel kan meerdere contactgegevens bij één persoon gebruiken
• Afhankelijk van een scenario worden tientallen, honderden, duizenden en soms wel tienduizenden personen op hetzelfde moment opgeroepen. MultiBel heeft de capaciteit om dit in enkele minuten af te handelen.
• MultiBel kan (indien gewenst) gekoppeld worden aan omliggende systemen (denk hierbij aan personeelssystemen, brandmeldcentrales, alarmknoppen, temperatuursensors, e-noses, luchtcontrolesystemen, etc.).
• Met MultiBel is het mogelijk om direct in te zien wie er reageert, m.a.w. u kunt met de rapportage direct vervolgstappen uitzetten.

Los van de bovenstaande element zijn er zijn meerdere punten die onze klanten belangrijk vinden en wij zodoende in onze MultiBel oplossing hebben opgenomen. Om er enkele te noemen:

• MultiBel kan de aanwezigheid van mensen meenemen in de selectie (op basis van wifi, geofencing, toegangscontrolesystemen, roosters, etc).
• MultiBel stopt met de oproep als voldoende mensen positief hebben gereageerd.
• MultiBel stopt met het oproepen als de persoon gereageerd heeft.
• MultiBel stuurt altijd een SMS / email (als deze contactgegevens bij de persoon zijn vastgelegd. Dit is belangrijk om de informatie terug te kunnen halen / lezen.
• MultiBel plaatst, indien gewenst, mensen direct in een conference call.

De MultiBel oplossing biedt vele mogelijkheden, en is tegelijkertijd inzichtelijk in gebruik. Ons accountteam kan u op verzoek begeleiden met de inrichting / opzetten van de scenario’s. Tevens zijn wij 24/7 bereikbaar (buiten kantooruren op een noodnummer) voor onze klanten.

Wij brengen u ook graag in contact met onze klanten, zodat u kennis en ervaringen kan delen en van elkaar kunt leren. U kunt enkele van onze referenties inzien op onze website.

Wist u trouwens dat MultiBel Standaard volledig gratis is?