Was ist der Unterschied zwischen schneller & effizienter Alarmierung und Chaos?

Warum gibt eine Organisation schnell und effizient einen Alarm aus, während eine andere das nicht tut? Wir möchten Ihnen ein paar Hinweise geben, um den Alarmierungsprozess zu verbessern, damit kein Chaos entsteht, wenn eigentlich Ordnung herrschen sollte.

Tipps effektiv alarmieren

Vermeidung von Alarmmüdigkeit

Was ist Alarmmüdigkeit?

Wenn Sie viele Alarme erhalten, die nicht für eine sofortige Aktion relevant sind, kann es zu einer Alarmmüdigkeit kommen. Es besteht die Gefahr, dass Alarme, die relevant sind, ignoriert werden. In Krankenhäusern wird oft von Alarmmüdigkeit gesprochen. In IC-Abteilungen sind bis zu 98 % aller Alarme Fehlalarme. Wir verstehen das teuflische Dilemma, weniger zu melden, aber gleichzeitig besteht die Gefahr, dass eine Art Taubheit gegenüber einem Alarm entsteht.

Wie kann die Alarmmüdigkeit reduziert werden?

Korrekte Einstellung der Benachrichtigung

Alarmlösungen können mit umliegenden Systemen und Sensoren verknüpft werden, wie z. B. Temperaturüberwachung in Gewächshäusern oder Rechenzentren. Es ist wichtig, die Alarme richtig zu verifizieren, um keine Fehlalarme zu senden. Durch Anwendung von Data-Science-Techniken kann ein Alarm verfeinert werden und wird als intelligenter Alarm bezeichnet.

Alarmierung der richtigen Personen aufgrund von Anwesenheit oder Zeitplan

Senden Sie eine Notfallmeldung an Personen, die tatsächlich etwas tun können oder müssen. Mit anderen Worten: Im Falle einer Ersthelfer-Benachrichtigung ist es wichtig, dass die anwesenden Ersthelfer eine Nachricht erhalten. Ersthelfer, die nicht vor Ort sind, können oft ohnehin nichts tun und brauchen daher keine Meldung zu erhalten. Oder geben Sie einen Alarm auf Basis eines Dienstplans oder einer Rufbereitschaft aus. Belästigen Sie nicht das Notrufteam, welches keinen Dienst hat, mit einer Alarmmeldung.

Alarmierung (oder: Benachrichtigung) nach Funktion

Im Falle eines Alarms für eine technische Störung ist es nicht nur wichtig, dass die IT-Mitarbeiter/Techniker sofort zum Einsatz kommen. Die Auswirkungen des Fehlers können so groß sein, dass auch das Management-Team oder der Krisenstab informiert werden muss. Sie können entscheiden, ob sie das Unternehmen, bestimmte Abteilungen, Kunden oder Lieferanten informieren wollen.

An die richtige Anzahl von Personen senden

Oft müssen nicht nur Funktionen berücksichtigt werden, sondern auch die Anzahl, die Sie benötigen. Es macht zum Beispiel keinen Sinn 10 Chirurgen zu rufen, wenn nur 2 benötigt werden.

Hochskalieren / weiterleiten

Wenn Mitarbeiter nicht reagieren oder bestätigen, ist es sinnvoll, wenn die Möglichkeit besteht, sofort zu eskalieren und automatisch eine nächste Charge zu alarmieren. Dies begrenzt den manuellen Eingriff und damit das Fehlerpotenzial.

Einfaches Starten eines Alarms

Eine Alarmmeldung muss schnell und einfach erfolgen. Beachten Sie die folgenden Elemente:

Manuelle Auslösung eines Alarms

Das manuelle Starten eines Alarms ist nur dann sinnvoll, wenn die Art und Weise, wie dies geschieht, einfach zu verstehen ist. Eine rote Taste zum Beispiel ist sehr eindeutig, aber auch bei einer Webanwendung oder einer App sollten keine Fragezeichen entstehen. Unklarheit kostet Zeit. Stellen Sie eine Alarmsoftware mit einer guten grafischen Benutzeroberfläche (GUI) bereit, die mit minimalem Schulungsaufwand bedient werden kann.

Automatische Auslösung eines Alarms

Viele Alarmsoftwares können mit umliegender Hardware oder Software verknüpft werden. Stellen Sie sicher, dass die Verbindung einfach ist, damit ein Update eines Systems nicht zu einem Problem in der Alarmlösung führt.

Verhindern, dass Alarme nicht empfangen oder gehört werden

Je nach Umgebung, Moment und Person werden bestimmte Alarmformen bevorzugt. Dies kann eine persönliche Vorliebe sein, kann aber auch technische Gründe haben. So ist es beispielsweise nicht möglich eine E-Mail zu empfangen, wenn die Daten auf dem Mobiltelefon ausgeschaltet sind, und es ist unmöglich eine SMS zu empfangen, wenn das Telefon keinen Empfang hat.

Alarmmeldungen kommen in verschiedenen Situationen unterschiedlich an. Eine Push-Benachrichtigung kann nur empfangen werden, wenn die App installiert ist. Eine Sprachnachricht in einer Umgebung mit vielen Umgebungsgeräuschen wird oft nicht gehört und/oder verstanden. Eine E-Mail-Alarmmeldung geht in der Masse unter und da SMS z. B. durch das Aufkommen von WhatsApp immer seltener genutzt wird, werden SMS-Meldungen manchmal übersehen.

Es ist schwierig, all diese verschiedenen Momente und Vorlieben beim Einrichten einer Alarmlösung zu bestimmen. Daher ist es wichtig, immer verschiedene Alarmkanäle nebeneinander zu verwenden. Denkbar sind z. B. Kombinationen aus:

  • Push-Benachrichtigung (einschließlich Umgehung des Stummmodus)
  • Telefonie
  • E-Mail
  • SMS
  • Pager / Piepser
  • Blitzleuchte oder Signalhorn
  • Usw.

Im Falle eines Telefonalarms: Verwenden Sie eine bekannte Nummer (und eine lokale Anrufer-ID)

Bij een telefonische alarmering wordt een telefoonnummer getoond. Het verdient aanbeveling dat de mensen die een alarmering ontvangen bekend zijn met dit nummer en het opslaan als een contact op de telefoon. Echter, mocht het nummer niet opgeslagen zijn dan is het handig om een lokale beller ID te gebruiken. M.a.w. bij een Nederlands bedrijf kunt u het beste een Nederlandse caller-ID gebruiken. Dit zorgt voor een grotere kans dat men de telefoon aanneemt.

Erhöhen der Deutlichkeit eines Alarms

Die Deutlichkeit eines Alarms kann erhöht werden durch:

Zusätzliche Informationen

Ein Alarmmeldungsszenario enthält oft eine Standardvorlage von Informationen, Sprache und/oder Meldungen. Die Möglichkeit, zusätzliche Details/ Zusatzinformationen zu senden, macht eine Alarmmeldung spezifischer. Dazu können Informationen gehören wie: Es gibt ein kleines Feuer an der Rezeption. Evakuieren Sie über den Hinterausgang.

Sprachmeldungen

Eine Stimme, die gehört wird, sendet eine stärkere Botschaft. Eine Stimme wird auch oft ernster genommen und es wird dadurch schneller gehandelt. Diese Aussage stammt vom Niederländischen Institut für Physikalische Sicherheit Nibra (NIFV), das untersucht hat, ob Brandopfer durch eine bessere Politik hätten gerettet werden können. Eine Schlussfolgerung war, dass klare Informationen über den Schweregrad des Notfalls wichtig für das Fluchtverhalten der Menschen sind. Ein Feueralarm mit einer gesprochenen Meldung wird ernster genommen.

Erstellen einer Kommandozentrale – Besprechungsstruktur

In vielen Alarmmeldungen wird eine Gruppe oder ein Team alarmiert. Es ist praktisch, wenn die einzelnen Personen wie in einer Kommandozentrale direkt miteinander kommunizieren können. Informationen werden sofort ausgetauscht, es entsteht schneller ein gemeinsames Bild und Entscheidungen können auf Basis von Informationen getroffen werden.

Die besten Alarmlösungen bieten die Möglichkeit automatisch eine Telefonkonferenz zu eröffnen und/oder verfügen über eine Push-to-Talk-Lösung. Hier, wie auch beim Alarmruf selbst, bietet die Verwendung verschiedener Kanäle mehr Sicherheit.

Zentralisieren Sie die Lösung

Eine Alarmlösung wird für eine Vielzahl von Anwendungen eingesetzt. Denken Sie an: Ersthelfer-Alarme, Störungsalarme, Aggressionsalarme, Feueralarme, Alarmierung des Krisenteams, etc. Es kann vorkommen, dass eine Person in 3 oder 10 Szenarien enthalten ist. Es ist wichtig, dass die verwendeten Daten die richtigen Daten sind. Es ist nicht nur wichtig die richtigen Szenarien einzurichten, sondern auch die Daten auf dem neuesten Stand zu halten. Um die Daten auf dem neuesten Stand zu halten, verfügen gute Alarmierungslösungen oft über die Möglichkeit Daten aus umliegenden Systemen abzurufen. Zum Beispiel Kontaktdaten aus einem Personalsystem.

Die zentrale Datenpflege reduziert Doppelpflege sowie Irritation der alarmierten Personen und erhöht damit die Akzeptanz der Lösung.

Test und Übung mit der Alarmlösung

Eine Alarmierungslösung muss, wie jede andere Hard- oder Software, getestet werden, bevor sie in einer Live-Situation eingesetzt wird. Durch das Testen können Sie eventuelle Unvollständigkeiten ausmerzen.

Neben dem Testen ist das Üben mit allen Benutzern (Administratoren, Aktivator und Empfänger) wichtig. Durch das Üben mit realen Situationen kann man den Nutzen und die Notwendigkeit einer Alarmierungslösung besser erkennen. Benutzer können auch Feedback geben, um die Anwendungen weiter zu verbessern. Eine Alarmierungslösung ist nie wirklich fertig; Daten müssen angepasst werden, neue Systeme können angeschlossen und neue Erkenntnisse verarbeitet werden.

Stellen Sie sicher, dass die Personen geschult/informiert sind

Viele Alarmlösungen werden statisch eingerichtet und dann verwendet. Das liegt oft daran, dass die Lösung als „Black Box“ gesehen wird. Die Alarmlösung kann aufgrund neuer Erkenntnisse verbessert werden. Es ist notwendig, dass sie nicht als beängstigend und unklar angesehen wird. Eine gute Schulung oder Informationsveranstaltung ist wünschenswert. Verschiedene Gruppen benötigen unterschiedliche Schulungen/Informationen.

Pflicht der Verwalter

Ein Administrator muss in der Lage sein, Szenarien selbstständig zu erstellen und zu pflegen. Außerdem ist es sinnvoll, wenn der Administrator die Schnittstellen und Möglichkeiten des Systems kennt.

Trainieren Sie die Aktivatoren

Ein Aktivator muss darauf trainiert werden, ein Szenario auf verschiedene Arten zu starten. Darüber hinaus muss der Aktivator wissen, wer in welcher Situation alarmiert wird und wie ein Alarm verfolgt werden kann. Was ist das Ergebnis? Wie viele Personen haben geantwortet? Wie kann die Situation skaliert werden?

Informieren Sie die Empfänger

Eine Alarmmeldung, die über eine (automatische) Rufanlage gesendet wird, wird vom Empfänger nicht immer verstanden. Einige häufig gestellte Fragen von Personen, die alarmiert wurden, sind:

  • Warum werde ich einberufen?
  • Wie werde ich alarmiert?
  • Wie kommen Sie an meine Kontaktdaten?
  • Wen sollte ich kontaktieren, um meine Daten zu ändern?
  • Muss ich eine App installieren?
  • Wie verwende ich die App?
  • Was weiß die App über mich?
  • Kann ich gewarnt werden, wenn ich eine App nicht installiere? (Was genau ist damit gemeint?)
  • usw.

Viele dieser Fragen können durch eine Informations- oder Schulungsveranstaltung leicht beantwortet werden. Die Beantwortung dieser Fragen führt zum gewünschten Ziel.

Mehr Informationen über die Alarmlösungen von MultiBel?

Wir helfen Ihnen gerne, die beste Lösung und das passende MultiBel-Paket für Ihre Situation zu finden. Wir können Ihnen eine Online-Präsentation geben, oder Sie in Ihrem Büro besuchen.