Gebruikt uw BHV WhatsApp? Kent u de voordelen, nadelen en risico’s?

BHV whatsapp

Gebruikt uw BHV Whatsapp?

Laat ik beginnen met de opmerking dat WhatsApp, of een andere groepsapp, een handige tool is voor niet-urgente berichten. In een BHV organisatie kun je dan denken aan het eenvoudig doorgeven van gevaarlijke situaties in de organisatie, eventueel ondersteund met een foto, een vraag over procedurse, cursusdata of afspraken. Een WhatsApp groepje werkt dan zeker handig.

BHV WhatsApp voor alarmering

Is een WhatsApp groep ook een oplossing voor alarmering bij bedrijven? M.a.w. er is een bedrijfsongeval gebeurt en er is een BHV’er nodig. Kan ik de BHV’er oproepen met WhatsApp? Er is brand en er moet een evacuatie plaatsvinden. Kan ik een evacuatie starten of ondersteunen met WhatsApp?

Ik ga bij de beoordeling van het gebruik in op het voordeel, nadeel en risico van alarmering via WhatsApp.

Voordelen BHV WhatsApp

Penetratie

Veel mensen hebben WhatsApp al geïnstalleerd op de telefoon. De dienst stond in april 2019 op 12.260.000 smartphones in Nederland, oftewel een relatieve install base van 96 procent van alle Nederlandse smartphones. Met dit soort percentages is de inzetbaarheid en kennis van het systeem dus hoog. Want het is geen nieuwe, onbekende app, het is een app welke men al gebruikt.

Gratis

Een belangrijke reden voor mensen om WhatsApp te gebruiken is dat de dienst gratis bij installatie en gratis in gebruik is.

Tweeweg communicatie

In WhatsApp kan de ontvanger direct een reactie sturen op de alarmoproep. In de reactie kan bijvoorbeeld worden aangegeven of er gehoor kan worden gegeven aan de oproep, binnen hoeveel tijd de BHV’er aanwezig kan zijn, etc.

Voice Message

De WhatsApp Voice Message maakt het mogelijk om zeer snel een bericht te sturen. Immers spreken gaat in de praktijk nog sneller dan typen. Ook heeft een spraakbericht vaak een sterkere boodschap dan een tekstbericht. Zie ook ons artikel. Overigens kunnen naast tekst en een ingesproken geluidsbestand zelfs foto’s en video’s verstuurd worden met WhatsApp.

Nadelen BHV WhatsApp

Attentiewaarde bericht

De meeste mensen ontvangen de hele dag WhatsApp berichten. Een BHV WhatsApp bericht kan daarmee in de massa verloren raken. De attentiewaarde van een WhatsApp bericht is dus laag, veel lager dan van bijvoorbeeld een telefoonoproep. Door de hoeveelheid berichten die men binnenkrijgt bestaat het gevaar dat WhatsApp op stil wordt gezet, omdat anders de telefoon de hele dag herrie maakt.

Overzicht ontvangst en reacties

Groepsapp

Een BHV WhatsApp bericht in de groepsapp is eenvoudig, omdat je dan niet op zoek moet naar een specifieke BHV’er die aanwezig is. Het alarmbericht wordt verzonden in de groep, vervolgens kan de BHV’er die aanwezig is het bericht oppakken. Echter, een alarmbericht verzenden is stap 1. Vervolgens wil je graag met een simpel overzicht informatie over wie heeft het bericht gelezen, en wie kan er gehoor geven aan de oproep. Als je als coördinator geen idee hebt van dit soort informatie dan tast je als organisatie in het duister.

Aanwezigheid

Het WhatsApp bericht kan niet worden verzonden naar juist die BHV’er die aanwezig / in de buurt is. In WhatsApp is het ook niet mogelijk om inzicht te krijgen van de aanwezige BHV’ers. M.a.w. er is nog steeds een separate administratie van aanwezigheid nodig (zoals bijvoorbeeld een aanwezigheidsbord bij de receptie).

Betrouwbaarheid

Regelmatig blijkt dat WhatsApp niet betrouwbaar is in de snelheid van afleveren (zie website allestoringen.nl). De dienst kampt met vertragingen van tientallen seconden tot enkele minuten of langer. Dat is vervelend als je een gewone boodschap wilt verzenden, maar het kan dramatisch zijn als je tijdens een calamiteit een alarmboodschap moet verzenden.

Veiligheid

Hoe medewerkers zelf met hun data veiligheid om willen gaan is een privé aangelegenheid, maar sommige bedrijven verbieden het gebruik van WhatsApp op de werktelefoons. Als voorbeeld kunnen we de Duitse bandenfabrikant Continental geven. Continental is vooral bezorgd om de toegang die WhatsApp heeft tot contactlijsten van gebruikers. Dit is in strijd met de in mei ingevoerde privacywetten van de Europese Unie. Menig specialist acht de actie van Continental niet als overdreven, maar als zinvol.

Na het data schandaal met Cambridge Analytica en de oproep van Lubach is de penetratiegraad van Facebook gedaald met 1.1 miljoen. Datzelfde geldt voor Facebook Messenger. Hier is er een afname van ruim 850.000 installaties en het gebruik gedaald van 62 procent naar 56 procent. Weliswaar is de penetratiegraad van WhatsApp stijgende, de vraag is of de trend van Facebook zich doorzet richting het dochterbedrijf WhatsApp. Een logische vraag die verder gestimuleerd kan worden door de plannen van WhatsApp om te gaan adverteren.

Aflevering

WhatsApp berichten worden afgeleverd op de mobiele telefoon, gebruikmakend van het internet. Zowel de verzender als de ontvanger moeten een data netwerk (wifi of data verkeer voor het mobiele net) beschikbaar hebben. Bij calamiteiten kan het zijn dat het wifi netwerk niet meer functioneert. Een denkbare situatie hierbij is als er een brand in een organisatie is, de stroom en het wifi-netwerk vaak een van de eerste elementen zijn die uitvallen. Op een dergelijk moment is een data-pakketje voor de verzender / ontvanger randvoorwaardelijk om berichten via WhatsApp te versturen /ontvangen.

Conclusie Whatsapp voor BHV alarmering

Een WhatsApp groep gebruiken om bij calamiteiten personen op te roepen is zeker een optie vanwege de lage kosten en de brede inzetbaarheid. Let wel, want de lage attentiewaarde en de aflevering van WhatsApp brengen een risico met zich mee. Ook dat het feit dat in de WhatsApp groepsapp de opvolging niet eenvoudig traceerbaar is, is een element waar men zich bewust van moet zijn

Betere alternatieven dan BHV WhatsApp?

Een ander belangrijk nadeel van WhatsApp (of soortgelijke groepsapps als Signal en Telegram) voor de BHV zien wij in het feit dat de aflevering niet de garantie heeft snel te zijn. Soms kan een WhatsApp bericht ook niet verzonden worden omdat door de calamiteit het datanetwerk in de organisatie niet meer functioneert. App berichten komen niet aan als men het mobiele data verkeer uit heeft staan.

Het is cruciaal dat het oproepsysteem voor calamiteiten terug kan vallen op andere communicatiekanalen, zoals telefonie, email en/of sms. Bij voorkeur zelfs een combinatie van verschillende kanalen, om de kans van de aflevering en het ontvangst te vergroten. De oplossing kan hier betrouwbaar, gratis (in zowel installatie als in gebruik) en veilig gevonden worden in MultiBel Standaard.

Een welkome extra is dat de app van MultiBel direct een automatische aanwezigheidsregistratie via wifi bevat en daarmee het aanwezigheidsbord overbodig maakt en de planning vereenvoudigd.

Heeft u twijfels of MultiBel de oplossing voor u is? Wij staan u graag te woord, en kunnen u ook in contact brengen met onze gebruikers / referenties. Bent u op zoek naar een oplossing die nog veel meer kan dan onze gratis MultiBel Standaard oplossing, kijkt u dan naar MultiBel Professional. MultiBel Professional kan zelfs aan de het meest complexe Programma van Eisen voldoen. Wij geven u graag een demo van ons product.

origineel 17-12-2018

update: 07-02-2019

update 09-10-219